I følge NSR undersøkelsen 2021 har mer enn 70% av SMB bedriftene mangelfull sikkerhets- og beredskapsdokumentasjon som gjør de sårbare når en uønsket hendelse inntreffer.
Pandemien er en av utfordringene som kan forsterke konsekvensen for bedrifter som rammes.
Bedriftsledere som har blitt utsatt for en hendelse er tydelig i sine råd til andre: «Gjør tiltak før en hendelse rammer, det reduserer konsekvensen og kostnader»
Utfordring:
Pandemien har gått over i en fase hvor vi ser oppblomstring av nye varianter som gir et helt annet potensiale for smittespredning enn de første variantene. Usikkerhet i forhold til hvilket sykdomsbilde de nye variantene vil gi, samt ulik status på vaksinering gjør at det er store forskjeller i tiltak i de ulike landene. I tillegg er tiltaks-bildet svært dynamisk og vi ser endrede eller nye tiltak ukentlig og enkelte steder daglig.
Dette bildet gjør det svært utfordrende å holde oversikt over de eksterne faktorene, samt å skaffe seg tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for iverksettelse av egne tiltak. I tillegg til disse utfordringene opplever de fleste virksomheter også problemstillinger knyttet til egen organisasjon eller interessenters organisasjon som er vanskelig å holde oversikt over.
For de fleste virksomheter er det ikke først og fremst det medisinske aspektet i forhold til smitte som rammer hardest, men tiltak som settes inn for å hindre eller begrense smittespredning. Dette er faktorer man ikke har kontroll over, men som man må forholde seg til som organisasjon.
Det er et stort behov for å få oversikt over de eksterne driverne, koordinere tiltakene i egen og interessenters organisasjon (leverandører, kunder, samarbeidspartnere etc.), og ikke minst kommunisere virksomhetens egne tiltak raskt ut til egne ansatte og kontraktører.
Løsning:
- Skaff deg oversikt over de eksterne driverne og sett de i din virksomhets kontekst
- Nye og endrede tiltak og restriksjoner nasjonalt og lokalt
- Bestemmelser og tiltak hos interessenter, herunder kunder, leverandører, samarbeidspartnere osv.
- Lag et rammeverk slik at organisasjonen kan handle koordinert ved endringer i de eksterne driverne, f.eks. gjennom etablering av en «Trafikklys-modell» eller nivåbaserte beredskapsnivåer knyttet til pandemien
- Kommuniser endringer i interne tiltak raskt ut til ansatte og interessenter
- Sørg for å ha en lukket kommunikasjons-sløyfe så du kan måle at ansatte har mottatt og forstått tiltakene
- Ha tydelige og lett forståelige tiltak
- Vurder effekten av tiltakene kontinuerlig
- Etabler kapasitet for å håndtere konkrete hendelser eller problemstillinger som f.eks:
- Smittetilfeller i egen eller interessenters organisasjon
- Kapasitets eller bemanningsproblemer som følge av karantene, reiserestriksjoner eller smitteutbrudd
- Ansatte som handler i konflikt med bestemmelser/restriksjoner/karantene som fører eller kan føre til konsekvenser for virksomheten
- Behov for medisinsk rådgivning eller støtte
Er din virksomhet rammet av pandemien og tiltak og bestemmelser knyttet til denne? Ønsker du å bli mer proaktiv i håndteringen av pandemien i egen organisasjon, fremfor å hele tiden ligge på etterskudd? Vil du at din organisasjon skal bli i stand til å handle og kommunisere raskt og koordinert slik at ansattes og interessenters helse og sikkerhet ivaretas på en god måte?
Viktige momenter som vil bidra til å redusere konsekvens ved en hendelse:
-
Oversikt, Varsling, Kommunikasjon, Håndtering, og Støtte.
